Fiecare manager al unei echipe de consultanță încearcă să îmbunătățească și să mențină la valori înalte utilizarea facturabilă. Fiecare consultant este, cel puțin parțial, evaluat și compensat pentru ore utilizate și facturate. Obținerea vizibilității asupra utilizării facturabile sau a modului de calcul în baza unei procesari manuale este o provocare. Oraroo oferă posibilitatea calculării, gestionării și urmăririi facile a indicatorilor legați de utilizare (ore utilizate) și facturabilitate (ore facturabile, ore facturate) pentru ca tu, ca manager, să iei decizii profitabile.
Spre deosebire afacerile care oferă produse tangibile, firmele de consultanță oferă un produs/serviciu realizat cu o resursa extrem de perisabilă – timpul consultanților. Orele de lucru ale unui consultant nu pot fi stocate și utilizate ulterior. Acele ore trec, fie fiind folosite pentru a genera valoare pentru organizație, fie pierdute pentru totdeauna.
Utilizarea și facturabilitatea sunt indicatori pe care îi urmăresc managerii echipelor de consultanți, adică acei oameni care transformă timpul în bani.
Ca manager nu poți crește numărul de ore de lucru într-o zi. Dar poți urmări și gestiona mai bine utilizarea resurselor în managementul proiectelor.
Fiecare om din echipa ta are un număr de ore de lucru, cu alte cuvinte o capacitate de lucru. Felul în care este folosită această capacitate, adică activitățile alocate acelui angajat în timpul programului, reprezintă utilizarea. La rândul lor, aceste ore sunt folosite în diverse scopuri: o parte din ele au utilizare internă – în ședințe, traininguri, studiu, consultații medicale etc -, altele sunt orientate strict pe proiecte / servicii livrate la clienti. Primele sunt nefacturabile pentru că nu au legătură directă cu clienții, cele din urmă reprezintă orele facturabile pentru că rezultatul muncii depuse în cadrul lor este livrat clienților.
Orele nefacturabile sunt necesare pentru realizarea activitatilor de conformitate legislativă sau cu regulamentele interne. De asemenea sunt necesare pentru dezvoltarea profesională continuă pentru a menține relevența cunoștințelor și competitivitatea.
Obiectivele tale, ca manager, sunt ca toți angajații să fie utilizați, în funcție de capacitate și să menții procentul de ore nefacturabile într-o limită care să nu îți afecteze profitabilitatea.
Oraroo este un instrument creat pentru eficientizarea activității în companii cu scopul creșterii productivității. Secțiunea legată de acești indicatori – Despre echipa ta – oferă o imagine structurată asupra capacității și orelor facturabile pe fiecare angajat și pe întreaga ta echipă.
Agregarea datelor pentru calculul indicatorilor este în sine o provocare, mai ales dacă echipa este numeroasă. Avantajul în platforma Oraroo este tocmai faptul că preia informațiile din pontajul pe proiect și date din dosarul de angajat (numărul de ore de lucru, concedii etc) și calculează automat valorile acestor indicatori.
Dacă observi, de exemplu, că un angajat petrece multe ore în plus pe o activitate care altora le ia mai puțin, îți poți da seama că nu e destul de performant. În acest caz ai de soluționat o problemă de productivitate. Te poți uita în detaliu la acea situație și poți decide cum să acționezi mai eficient. Dacă angajatul respectiv este un tânăr abia ieșit din facultate, e firesc să-i acorzi un mentor, training și timp, desigur, să devină mai performant. Dacă, în schimb, este un angajat demotivat, vei lua în calcul pârghiile cele mai potrivite pentru ca el să redevină profitabil.
În tabelul din Oraroo, pe coloana Timp facturabil, poți vedea foarte rapid situatia fiecărui angajat din perspectiva productivității.
Pe aceasta bază poți decide punctual cum să acționezi pentru a maximiza valoarea indicatorului. Pe de altă parte, coroborând informațiile din această coloană cu cea din coloana Post, îți poți da seama dacă e normal sau nu ca procentul de facturabilitate să fie mic. Pentru că ai angajați care au si alte atributiii (spre exemplu vanzare) decat livrare către clienți. Ei vor avea și alți indicatori stabiliți, iar ținta de facturabilitate ar putea diferi în cazul lor.
Unul dintre cele mai importante aspecte ale măsurării și gestionării utilizării și facturabilității este posibilitatea de a o face cu ușurință și consecvență. Pentru că Oraroo oferă asta – să ai aceste informații la un loc și să le poți înțelege dintr-o privire – îți ușurează procesul de luare a deciziilor.