Pontajul pe proiect permite echipei și managerilor de proiecte să obțină o viziune de ansamblu a utilizării timpului de lucru într-o manieră intuitivă. Completarea periodică a pontajului permite actualizarea informațiilor de cost și facilitează gestiunea eficienta a livrării proiectelor. Completarea corectă este baza pentru facturarea serviciilor. Analiza periodică a pontajelor poate evidenția oportunități de eficientizare și automatizare, dar și pune bazele unui estimat de resurse în viitor.
Managerul oricărei companii care lucrează pe bază de proiecte știe care sunt provocările organizării și alocării oamenilor pe acele activități. Mai mult, le resimte pe cele ale urmăririi parcursului și rezultatelor.
Pe de o parte, obiectivul unui manager este să dezvolte compania și să crească numărul de proiecte profitabile. Pe de altă parte, preocuparea lui este să livreze aceste proiecte într-un ritm și cu progres potrivit unei creșteri sustenabile. Iar pentru asta depinde de toți cei pe care îi are în subordine.
Pontajul pe proiecte răspunde acestei nevoi de a ști în orice moment care este efortul depus pe un proiect și activitatea fiecărui om implicat în acesta. O dată ce angajații sunt alocați pe roluri, li se trasează obiective și sarcini. Ei completează la finalul fiecărei zile care au fost acțiunile lor.
Pe baza înregistrarii efortului depus, managerii de proiect pot estima necesarul de resurse în perioada imediat urmatoare pentru realizarea proiectelor.
Timpul lucrat se înregistrează pe proiecte și în vederea calculării costurilor pe proiect.
În alte cazuri, aceleași înregistrari se constituie în bază pentru facturarea serviciilor prestate.
De aceea este important ca acesta sa fie înregistrat corect, conform cu realitatea și în limitele legale. În acest fel, managerii se asigură și că nu se pierd venituri.
Analiza periodică a pontajelor pe proiecte relevă modul de utilizare a resurselor umane pe tipuri de proiecte. Pe aceasta bază, managerii pot face estimari de resurse necesare în viitor.
Nu în ultimul rând, aceeași analiză periodică a pontajelor pe proiecte poate scoate în evidență oportunități de eficientizare: prin simplificare procese, automatizare, training etc.
Datorită integrării managementului operațiunilor cu administrarea forței de muncă, informațiile legate de concedii sunt introduse de colegi o singură dată și disponibile în ambele module. Se elimină astfel introducerea multiplă a aceleiași informații de către colegi.
Informațiile de concediu sunt vizibile și în ecranele de pontaj proiect așa încât ajută:
- angajații să ponteze pe activități în zilele în care sunt prezenți la muncă
- managerii să înteleagă acele situații în care orele facturabile sau efortul prestat sunt mai mici decât potențialul așteptat
Ca manager de proiect sau de echipe ai nevoie de vizibilitate asupra efortului depus de colegi pe proiectele tale.
În platforma Oraroo aceste informații adăugate de fiecare persoană în Pontajul pe proiect sunt vizibile pentru toți membrii echipei.
Ecranul Timp Lucrat de Echipa permite vizualizarea timpului lucrat de fiecare membru al echipei, pe proiecte.
Se pot determina gradul de completare a pontajelor pe proiecte, iar pe baza filtrelor, se pot selecta rapid pentru vizualizare clienți, proiecte, activitați si angajați.
Pentru manager, acest tablou permite observarea acelui progres relevant pe fiecare proiect și oferă o vizibilitate asupra impactului acestor acțiuni. Mai mult, oferă datele necesare pentru luarea unor decizii rapide pentru eficientizarea unor activități , sau gestiunea unor potențiale situații de întarzieri, pentru a livra proiectul eficient și la timp.