Cunoașterea costurilor reale și a profitabilității fiecărui proiect este cheia pentru luarea deciziilor optime și creșterea profitului. Sunt necesare o evidență bine organizată a cheltuielilor pe proiecte și integrarea costurilor indirecte în proiecte. O abordare integrată a proiectelor, cu cheltuielile de proiect și cu costurile interne cu angajații, permite urmărirea profitabilității pe proiect. Integrarea facturării permite evidența și refacturarea cheltuielilor de proiect pe contracte.
- Ce sunt cheltuielile de proiect?
- Costuri directe vs. indirecte ale proiectului
- Cheltuieli directe ale proiectului
- Cheltuieli indirecte ale proiectului
- Abordarea Oraroo
- Avantajul Oraroo
Știi care dintre cele mai recente proiecte a generat cel mai mare profit după cheltuieli? Știi că fiecare proiect nu numai că a generat venituri, dar și-a acoperit și partea din cheltuielile generale?
O evidență clară și bine organizată a cheltuielilor pe proiecte este esentială cand dorești să îti conduci afacerea către vânzări mai profitabile și să eviți greșelile costisitoare. Cunoașterea costurilor reale și a profitabilității fiecărui proiect este cheia pentru luarea deciziilor optime și creșterea profitului.
Cheltuileile de proiect includ toate cheltuielile care trebuie acoperite în timp ce echipa dvs. lucrează la proiect. De exemplu, cheltuielile de calatorie ale unui inginer din echipa realizate pentru un anume proiect.
Dar fiecare proiect trebuie să acopere și o parte din chirie, utilități, salariile personalului din functiile suport, abonamente software, costuri de marketing și alte cheltuieli curente. Aceste costuri trebuie luate în calcul în urmărirea cheltuielilor reale legate de proiecte. Așa vei avea informațiile necesare pentru a conduce afacerea cu succes.
Este necesar un sistem de urmărire potrivit care:
- să țină evidenta cheltuielilor facturabile care trebuie facturate unui client
- să evidentieze când un proiect tinde să depășească bugetul
În plus, când știi care proiecte aduc cel mai mare profit, vei ști să-ți concentrezi eforturile de vânzări pentru a maximiza potențialul afacerii tale în viitor.
Costurile se clasifică după faptul ca respectiva cheltuială este direct legată de proiect sau nu.
2.1 Cheltuieli directe ale proiectului
Aceasta este cea mai evidentă categorie de cheltuieli pentru proiect. Acestea se realizează numai pentru un proiect.
De exemplu, poate fi necesar să călătoriți pentru a vă întâlni cu clientul, să cumpărați un software special sau să angajați o resursă externă pentru a realiza proiectul.
Unele costuri directe ale proiectului pot fi transferate clientului drept cheltuieli, în timp ce altele sunt incluse în prețul serviciului.
2.2 Costuri indirecte ale proiectului
Costurile directe ale proiectelor sunt destul de simple de identificat. Costurile indirecte, sunt costuri care nu sunt legate de un anumit proiect, dar trebuie plătite.
Acestea sunt uneori trecute cu vederea atunci când o afacere stabilește tarife sau creează oferte pentru proiecte. Acest lucru poate duce la vânzări neprofitabile sau chiar pierderi neașteptate.
Exemple de costuri indirecte includ: chirie, utilități, papetărie, salariile personalului suport, onorarii profesionale (contabil, avocat), publicitate și promovare, licențe software, etc.
Aceste costuri nu sunt asociate direct cu un proiect, dar trebuie plătite din veniturile proiectului.
Dacă afacerea ta realizează în medie două proiecte pe lună, fiecare proiect trebuie să-și acopere propriile cheltuieli directe, plus cel puțin jumătate din costurile indirecte ale conducerii afacerii tale pentru luna respectivă.
Pentru a acoperi aceste costuri din veniturile proiectelor este necesara o modalitate de alocare a lor la nivel de proiect si considerarea lor în prețul de vânzare al proiectelor.
Abordarea integrată a aspectelor operaționale de proiect cu cele comerciale oferă foarte bună trasabilitate cheltuielilor pe proiect și la nivelul contractelor.
Oraroo permite refacturarea cheltuielilor pe proiect. Se apasă butonul „refacturare” , se selectează manual cheltuielile ce urmează sa fie refacturate și se creează factura.
Aceasta urmează apoi fluxul de revizuire. Factura realizată se poate vizualiza în detalii contract.
Oraroo pune la dispoziție funcționalități de încărcare a cheltuielilor in format electronic, împreuna cu detalii precum categorie, tip cheltuiala, descriere/motivație, valoare, etc.
Urmează apoi selecția cheltuielilor parte dintr-un decont și trimiterea lui pe fluxul intern de aprobare. Funcționalitatea este valabilă pentru gestiunea fluxurilor de deconturi pentru toate scopurile companiei.
Pentru cheltuielile directe de legate de proiecte în Oraroo se pot selecta la nivel de decont (si la nivel de cheltuială daca este necesar) proiectul, clientul și chiar și contractul la care se referă respectivele cheltuieli din decont.
Cheltuielile o data încărcate in Oraroo, acestea se pot fi vizualizate la nivel de proiect individual.
Pentru reflectarea costurilor indirecte în profitabilitatea proiectelor, Oraroo pune la dispoziție posibilitatea înregistrării unei cost orar la nivelul fiecărei resurse (angajat/extern). Costul respectiv reprezintă costul efectiv plătit pentru o resursa externă. Pentru angajați peste costurile salariale se obișnuiește să se adauge o cota parte din cheltuielile administrative ale firmei.
Oraroo permite menținerea unui istoric al acestor costuri și perioadelor când acestea sunt valabile. Este util în contextul unei anumite dinamicitate în timp a salariilor cât și costurilor administrative.
Valorile introduse sunt luate în calculul costurilor pe proiect, în funcție de timpul lucrat. Împreuna cu cheltuielile directe, aceste costuri se adună la nivelul proiectului și oferă viziunea consolidata asupra profitabilității proiectului.
Rezultatele calculelor de profitabilitate pot fi vizualizate și comparativ cu celelalte proiecte, în cadrul unui tablou de bord interactiv.