Privește factura de proiect, ca un alt serviciu pe care firma ta de servicii îl oferă clienților. Așa te asiguri că facturile aferente proiectelor sunt la fel de bune precum serviciile pe care le-ai prestat. Soluțiile digitale integrate de automatizare a fluxurilor de lucru, urmărire proiecte si facturare susțin procese de facturare corecte, complete și la timp. Facturile neglijente, cu greșeli, fac rău unei firme. Facturile precise, clare, le spun clienților că firma prețuiește profesionalismul.
- „Ultima impresie”
- Înainte de facturare
- In timpul facturării
- După facturare / trimiterea facturii
- Facturarea e un serviciu prestat către client
- Abordarea Oraroo
- Avantajul Oraroo
Firmele de servicii profesionale se bazează pe relații puternice cu clienții în toate domeniile de operare. „Ultima impresie” – și anume faza de facturare a unui proiect – poate fi deosebit de critică. Dacă acest proces este gestionat greșit, un client își poate pierde încrederea în furnizorul său de servicii și poate decide să își ducă afacerea în altă parte.
Rănile cauzate relațiilor de afaceri de problemele de facturare sunt în mare măsură auto-provocate. Pentru unele companii, facturarea este privită ca o acțiune destul de superficială. Adesea, unei facturi i se acordă puțină atenție sau importanță. În realitate, facturile fac mai mult decât să informeze clienții despre ce datorează. Ele reflectă imaginea furnizorului ca întreg. Facturile neglijente, cu greșeli, fac rău unei firme. Pe de altă parte, facturile precise, clare, le spun clienților că firma prețuiește profesionalismul.
Companiile care arată respect față de clienții lor prin procedurile de facturare pe care le respectă, își crează premisele de a primi respect în schimb. În practică, aceasta ar putea înseamna facturi plătite prompt, fără bătăi de cap, pentru întreaga sumă datorată.
Urmând câteva bune practici înainte, în timpul și după pregătirea facturii, organizația ta de servicii profesionale își poate îmbunătăți procesul de facturare a proiectelor. În acest fel se poate câștiga un alt nivel de respect și te asiguri că „ultima impresie” lăsată clientului este pozitivă.
Un proces optim de facturare a proiectelor începe înainte de a emite facturi și implică răspunsul la câteva întrebări fundamentale.
Când pot factura?
Această întrebare se refera la termenii de bază ai proiectului si momentul în care poate fi emisă factura de proiect. Poate fi o data calendaristică sau poate implica criterii pentru ajungerea la un acord cu privire la momentul în care poate fi emisă factura de proiect. Emiterea și trimiterea unei facturi la jumătatea unui proiect atunci când clientul presupune că nu va veni până la finalizarea lucrării poate crea doar conversații tensionate. Este important să știi când se așteaptă clientul să fie facturat pentru serviciile tale.
Cine primește factura?
Persoana de contact a clientului pentru realizarea unui proiect și persoana de contact pentru facturi nu sunt neapărat unul si același. Direcționarea greșită a unei facturi poate încetini fluxul de numerar. Depune la începutul proiectului efortul de a stabili „Cine primește factura?”. Așa stimulezi plățile prompte ale clienților și eviți o figură necorespunzătoare în acest proces.
Sunt necesare alte documente?
Este posibil ca unele facturi ale proiectelor să fie necesar sa fie însoțite de documente justificative. Acestea pot fi la fel de simple precum chitanțe sau rapoartele de cheltuieli. Ele pot include însă si justificări pentru activitatea prestată (pe baza pontajelor de proiect) sau procese verbale de predare-primire pentru livrabile complexe. Ca și în cazul trimiterii unei facturi către persoana greșită, trimiterea unei facturi fără aceste înregistrări face ca organizația ta să arate necorespunzător. Si, similar, poate genera întârzieri la plata.
Design-ul facturilor este adesea individualizat pentru fiecare furnizor de servicii profesionale. Dar, indiferent de aspect, fiecare factură de proiect ar trebui să includă toate informațiile necesare pentru a ajuta clientul să înțeleagă și să proceseze eficient factura. Dacă detaliile cheie lipsesc sau sunt prezentate necorespunzător, clientul poate deveni confuz. Daca i-ai îngreunat munca clientului tău, s-ar putea, de asemenea, să îl fi supărat. Nu ar trebui să fie surprins atunci când factura ta ajunge pe ultimul loc în lista lui de facturi de plătit.
Fiecare factură de proiect ar trebui să includă aceste elemente esențiale, care vor stimula bunăvoința clientului, care aproape întotdeauna se traduce în promptitudine la plată a facturii:
- Antet profesional – Numele companiei, adresa poștală, numărul de telefon, adresa de e-mail și site-ul web
- Informații de contact client – numele, adresa și numărul de telefon al destinatarului facturii
- Numărul facturii și data – numărul facturii, data emiterii, data scadenței plății
- Defalcare detaliată – Descrierea serviciilor/produselor, data realizării/cumpărării, cantitatea furnizată (ore/articole), tariful (pe oră/articol) și detalii financiare (totaluri de rând, subtotal, taxe și total general)
- Modalitate de plată – contul bancar al furnizorului
Cu siguranță, un proces digital de emitere facturi este o modalitate excelentă de operare.
Însă transmiterea facturilor trebuie făcută la timp si către persoanele potrivite, respectiv adresele corecte de email.
E importantă și înregistrarea lor în sistemul contabil pentru urmărirea achitării ei de către client.
Pentru a te asigura că „Ultima impresie” a clienților tăi despre companie este una bună, menține ritmul si in ultima fază. Privește factura de proiect, ca un alt serviciu pe care firma ta de servicii profesionale îl oferă clienților. In felul acesta te asiguri că facturile aferente proiectelor sunt la fel de bune precum serviciile pe care le-ai prestat. Fluxul de numerar și lista de proiecte viitoare la clienți se vor menține la înălțime.
Pentru faza „înainte de facturare” Oraroo îți permite sa vizualizezi serviciile ce pot fi facturate pe contractul respectiv (exemplu: servicii cu perioada de facturare este în trecut). Se poate realiza o selecție a serviciilor care să fie incluse în factură.
O precauție înainte de a iniția procesul emitere a facturii este verificarea existenței adresei de email pentru transmitere facturi și eventual validarea ei.
În cursul facturării, se poate opta pentru diverse tipuri de șabloane/formate de factură. Spre exemplu unor clienți li se trimite doar factura.
Altor clienți li se trimite factura însoțită de detalii (exemplu raport de activitate).
Tot în faza de facturare Oraroo permite o verificare datelor de facturare client cât și revizuirea serviciilor. În această pre-vizualizare a liniilor de factură se permit și modificări (care pot urma și un flux de aprobare).
Integrarea funcțională între operațiuni proiecte și contracte permite o preluare directă a timpilor lucrați și rezultatelor obținute în calculul de factură. Aceasta integrare asigură o etanșeitate completă a datelor între urmărirea operațională și comercială. Este o premisă fundamentală pentru un proces care livrează constant facturi corecte, complete și la timp.
Integrarea tehnică a Oraroo cu soluții de email permite transmiterea imediată a facturilor către clienți, imediat ce acestea au fost validate în proces. Automatizarea acestui proces elimină eforturile manuale de identificare adrese de email de facturare și trimitere și reprezintă o premisă pentru transmiterea facturilor la timp.
Modelul de lucru la distanță al companiilor de servicii creative și profesionale necesită soluții pentru gestionarea muncii.
Într-un moment în care atât de multe companii caută câștiguri de productivitate, prin centralizarea informațiilor într-o singură viziune holistică și în timp real, se elimină riscul de supra-alocare și se împuternicesc managerii de proiect să ia decizii proactive.
În același context al muncii la distanță, angajaților trebuie să li se faciliteze accesul ușor la informațiile legate de muncă, precum și procese rapide si digitale de administrare pentru a menține un nivel ridicat de implicare.
Abordând nevoile de mai sus, Oraroo își propune să îmbunătățească performanțele operaționale și financiare ale companiilor de servicii profesionale și unește într-un singur sistem managementul de proiect, gestionarea resurselor, tarifarea și facturarea contractelor, administrarea forței de muncă, business intelligence și integrarea cu sistemele existente.
Încercati gratuit Oraroo sau versiunea demo