Cum știi că este timpul să inlocuiesti soluția HR?

Multe companii probabil au un anumit sistem de resurse umane. Este foarte probabil ca acesta să acopere doar o parte din întreaga gamă de procese de bază de resurse umane.

Procese neacoperite

Pentru procesele neacoperite de un sistem se folosesc email-uri, foi de calcul și diverse chat-uri răspândite prin sistemele de mesagerie instantă. Efortul de a menține sub control  procesele desfășurate sub această formă este mare, constant și susținut, ceea ce îl face în timp de o dimensiune nefezabilă.

În aceste cazuri, decizia de implementare este practic deja luată în locul tău.

Procese acoperite

Când înlocuiești un software însă, situația este diferită.  Deoarece ai deja un sistem în loc și probabil că și funcționează. De aceea, trebuie aflat ce nu funcționează și unde sunt oportunitățile pe care nu le valorifici acum.

În timp, mai ales în companiile în creștere, nevoile se schimbă. Nici un sistem nu va ramane totdeauna soluția perfectă. Și în timp, deficiențele unei soluții încep sa devină aparente.

Poate unul din semnele cele mai evidente ale potențialelor deficiente este atunci când angajații nu folosesc sistemul. Pentru că probabil sistemul a devenit prea complex sau greoi, efortul de utilizare prea mare si nu mai aduce valoare.

Alte semne pot fi legate de lipsa de actualizări legislative acolo unde este cazul. Spre exemplu, Regulamentul GDPR a introdus o sumedenie de discutii referitoare la teritoriul în care sunt stocate datele. Aplicații găzduite în afara spațiului UE suscită aranjamente speciale iar angajații pot avea rezerve cu privire la protecția datelor lor. O stocare a datelor în teritoriul UE ar rezolva ușor dificultatea. Lipsa unei soluții transformă dificultatea într-o deficientă.

Când deficiențele soluției existente au devenit evidente, atunci este și momentul să analizezi serios o nouă soluție.

Cerințe

Primul pas este să conturezi o analiză cost beneficii specifică organizației tale, pentru înlocuirea unui sistem cu altul.

Aceasta implică o colecție vastă de cerințe. Analiza cerințelor pentru evaluarea sistemelor ar trebui să fie extinsă dincolo de momentul implementării. Ar trebui avut în vedere și ce cerințe ar exista și într-o perioadă de timp după implementare.

De asemenea, este crucială o ierarhizare a cerințelor după prioritați, așa zisele „must” și „nice-to-have”. Un cadru de structurare a priorităților ce poate fi folosit pentru succesul acestei abordări este MoSCoW.

De abia în acest moment începi analiza și evaluarea soluțiilor disponibile prin prisma cerințelor prioritizate relevant pentru situația specifică a organizației tale.

Ia-ți timp pentru Cerințe și Evaluare

Clarificarea cerințelor organizației tale, evaluarea alternativelor și realizarea unei alegeri cât și luarea unei decizii de implementare e un proces ce necesită implicare. Și în primul rând aspectele adresate sunt de natură organizatorică cât și relativ la modul de lucru (curent și după implementare). De aceea, trebuie alocat și timpul necesar ca perioadă de timp cât și o cuantă din timpul de lucru al oamenilor cheie ai organizației, parți interesate în implementare/schimbare.

„Personalizarea” în cadrul Evaluării

În evaluarea sistemelor adesea apare discuția despre personalizare – de a modifica setul de date sau comportamentul implicit al sistemului în cadrul unei funcționalități.

Aceasta se poate transformă într-o capcană! Flexibilitatea personălizarii crește complexitatea implementării și necesită oameni în organizația ta cu o formare avansată în sistemul respectiv pentru a realiza configurările inițiale și a le întreține și evolua în timp.

Există organizații care își permit costul unor astfel de resurse expert și au un model de operare și o cultură matură, prin care sunt obișnuite să gestioneze și să îmbunătățească procese ca parte a activităților lor zilnice. În acest caz, complexitatea personalizării este gestionată și se transformă cu adevărat în acel avantaj al flexibilității. Și atunci are sens ca sistemul să se poată adapta la modul de lucru al organizației.

Nu am recomanda însă organizațiilor mici, ori celor aflate la început de drum, sau care sunt în creștere accelerată să dea atenție prea mare personalizării. Ele nu au atins încă modelul optim de operare, mai degrabă sunt supuse unor schimbari bruște și uneori poate mai radicale, nu au obiceiul măsurării și îmbunătățirii secvențiale a proceselor, resursele sunt puține. În acest context, ele beneficiază mai degrabă de eficientizarea provenită din procese gata încapsulate în funcționalitățile platformelor și care le permit a își concentra eforturile și resursele pe creșterea și adaptarea afacerii (și mai puțin pe optimizarea fină a funcțiilor suport). Aici are mai mult sens ca organizația să se adapteze la modul de lucru al sistemului.

În acest ultim context este benefic ca furnizorul sistemului ales să acționeze ca un partener pentru evoluțiile din anii viitori. O dată cu cristalizarea unor potențiale noi cerințe originate dintr-un model de operare în maturizare, solicitarea organizației tale ar putea fi ca acestea sa fie înglobate în procese de tip bune practici, care sa fie ulterior făcute disponibile prin platformă. Printr-un astfel de parteneriat ambele părți câstigă și organizația ta are garanția evoluției sistemului o dată cu noile cerințe.

Echipa de implementare

E una să alegi soluția și cu totul altceva să o pui în producție. Asistența echipei de implementarea a furnizorului este un element cheie în succesul și rapiditatea implementării. Pentru o companie mică durata de implementare poate fi de 2-3 săptamani. Pentru o companie medie sau mare putem avea durate de implementare pană la 6-8 săptamani.

Migrarea de date

Un flux cheie al proiectului de implementare îl constituie migrarea de date. Și mult din timpul de implementare se consumă în această arie.

Cel mai adesea apar probleme de calitatea datelor sursa – datele nu sunt complete sau corecte. Acestea necesită actualizari și reactualizări repetate în sistemele sursă sau în foile de calcul în care acestea erau întreținute pană acum.

O altă problemă este validarea corectitudinii migrării datelor în noul sistem, țintă. Cand setul de date este atât de mare încât obiectiv depășește posibilitățile unei verifcări manuale, este nevoie de realizarea unei abordări sistematice pentru verificări ce poate cuprinde și automatizare. Spre exemplu pentru completitudine – toate datele de la intrare au fost încărcate. Alt exemplu, calitate – realizarea unor totaluri pe diverse seturi de valori de date și comparații între rezultate între sistemele sursă și sistemul țintă, sau/și verificare prin eșantionare.

O echipă de implementare competentă și experimentată va proiecta migrarea de date și verificarea ei și o va și personaliza la situația specifică a organizației tale (extract de date din sistemele organizației tale, realizarea corespondenței semnificației câmpurilor din sistemele organizației tale cu cele din noul software, etc.)

Managementul schimbării

Indiferent de dimensiunea organizației tale, implementarea unui sistem informatic este de fapt o transformare digitală care este în fapt o schimbare de procese , susținută de o infrastructură de aplicații IT. Fiind vorba de o schimbare, ea trebuie gestionată. Un responsabil de schimbare trebuie identificat și împuternicit, iar acesta trebuie să se comporte ca un proprietar al acestei schimbări. Comunicarea avantajelor, facilitarea proiectării și implementării unor procese optime pentru organizația ta, cât și combaterea rezistenței sunt elementele cheie în responsabilitatea acestui rol.

Și ca sa facem o buclă înapoi către început, responsabilul de schimbare trebuie să țină aproape și să urmarească strict ierarhia priorităților pentru cerințele definite la început, pentru a putea ghida sau arbitra cand este cazul , pe parcursul implementării.

Implementarea sistemului nu este un proiect al IT-ului sau HR-ului. Este pentru beneficiul întregii organizații.