Noutăți

Ce este Oraroo?

Oraroo îmbunătățește performanța operațională a companiilor de servicii profesionale, de externalizare și de IT. Oraroo este un sistem integrat care centralizează Fluxurile de Resurse Umane și Managementul de Proiect în astfel de companii, fiind soluția completă pentru gestionarea muncii și relației cu angajații în contextul lucrului de la distanță.

Datele obținute în urma utilizării Instrumentelor Analitice de Resurse Umane sunt esențiale pt. Managementul unei Companii în procesele decizionale și de creare a planurilor strategice ce sunt elaborate atât la nivel micro, în echipe punctuale de lucru, cât și macro, la nivelul întregului Business.

Conform Gallup, Implicarea Angajaților la Locul de Muncă (Employee Engagement) reprezintă gradul de implicare și entuziasm pe care angajatul îl resimte în raport cu job-ul pe care îl deține, dar și în raport cu mediul în care își desfășoară munca.

Indicatorii care arată gradul de Implicare al unui angajat sunt importanți pentru Management deoarece reprezintă elemente ce oferă informații legate de Performanța acestuia în muncă pe de-o parte și pe de altă parte oferă informații legate de conexiunea și apartenența dintre acesta și Compania pentru care lucrează.

Evaluarea performanței (Performance Review) reprezintă o metodă frecvent utilizată de către managementul unei companii cu scopul de a urmări performanța angajaților în sarcinile de lucru pe o anumită perioadă de timp. 

Pe lângă urmărirea și „măsurarea” performanței, evaluarea se axează și pe stabilire de obiective, oferire de feedback, identificare de puncte slabe vs puncte forte și dezvoltarea abilităților angajaților. În prezent s-a observat necesitatea evaluărilor mai frecvente și de dimensiuni mai reduse ce se bazează pe oferire de feedback imediat și continuu către angajat (mai multe despre Evaluarea Performanței).

Platforma Oraroo facilitează întreg procesul de Evaluare a Performanței atât din perspectiva revizuirii formale, cât și punctual pe întreaga perioadă pentru care este efectuată evaluarea.

Departamentele de HR s-au confruntat întotdeauna cu dificultățile gestionării dosarelor și documentelor în format fizic. Tendințele de digitalizare din prezent deschid însă noi căi de simplificare în acest domeniu.

În Oraroo există funcționalitatea de generare documente administrative (ex. acte adiționale, adeverințe, contracte etc.), pe baza unui șablon predefinit, pentru un număr mai mare de angajați în același timp – generare de tip „bulk”.

Evaluarea performanței este un instrument valoros pentru managementul unei companii deoarece permite a urmărirea, menținerea și dezvoltarea abilităților și performanțelor unui angajat pe parcursul unei perioade.

Prin definiție, evaluarea performanțelor angajatului se bazează pe 3 principii:

1. Furnizarea de feedback bazat pe performanțele angajatului;
2. Furnizarea de sugestii care pot duce la schimbarea unor obiceiuri sau comportamente mai puțin eficiente ale angajatului;
3. Furnizarea unor date concrete ce pot influența viitoare sarcini de lucru sau bonusuri salariale ale angajatului

Situația pandemică din anul 2020 a impactat semnificativ majoritatea ariilor profesionale la nivel global. Drept urmare, au apărut noi provocări pe piața muncii, provocări ce se află în strânsă legătură cu transferarea activităților de la locul de muncă din planul real al unui birou, în cel digital al propriei locuințe.

Astfel, pe lângă schimbările concrete ce țin de felul în care agajații își parcurg și îndeplinesc sarcinile la locul de muncă, capacitatea de adaptare, gradul de implicare și abilitățile sociale ale acestora sunt doar câteva dintre aspectele psihologice care le-au fost puse la încercare.

Sunt 248 de zile lucrătoare în 2023. Media zilelor lucrătoare pe lună este de aproximativ 21 de zile lucrătoare. Din 15 sărbatori legale, 12 sunt zile lucratoare libere. Numărul zilelor lucrătoare dintr-un an sunt utile în scopuri de planificare a activităților din cadrul companiei. Sunt foarte importante si pentru estimări sau calcule exacte de venituri și costuri. Formula de calcul se bazează pe diverse categorii de zile. Acestea sunt zile calendaristice 2023, zile de repaus și zile libere 2023 (zile libere plătite, respectiv zilele de sărbători legale).

Nici un sistem nu va ramane totdeauna soluția perfectă. În timp, deficiențele unei soluții încep să devină aparente. Când acestea au devenit evidente, atunci este și momentul să analizezi serios o nouă soluție. Clarificarea cerințelor organizației tale, evaluarea alternativelor, alegerea unei soluții cât și luarea unei decizii de implementare e un proces ce necesită timp și implicare. În implementare contează cum gestionezi schimbarea și migrarea de date, cât și echipa de implementare.

Pentru menținerea echilibrului între viața profesională și personală, cât și încadrarea în bugete, orele suplimentare reprezintă o soluție de excepție. Modul de recompensare uzual este prin ore libere plătite. Gestiunea manuală a acestor tipuri de recuperări este dificilă. Oraroo te ajută să gestionezi explicit și transparent fluxul de ore suplimentare, dar și recuperările în mod facil pentru angajat și manager. Integrarea cu pontajul pe proiecte permite declanșarea fluxului direct din gestiunea proiectelor.

Pandemia a accelerat adoptarea pe scara largă a evoluțiilor tehnologice și a schimbat conceptul de muncă cu impact pe plan social. Fezabilitatea pe scară largă a lucrului din afara biroului a fost demonstrată. Acest tipar ramâne în actualitate și va fi menținut și după rezolvarea situației sanitare. Flexibilitatea muncii larg adoptată în ultima perioadă se referă la programul de lucru sau la locul de desfașurare a muncii. Pe langă productivitate, aduce satisfacția și fidelizarea angajaților

Stabilirea locului de desfășurare a muncii angajaților este o nevoie operațională cât și o obligație de conformitate. Un proces de colectare și centralizare bazat pe foi de calcul și control manual generează inerent erori de date, cât și constrângeri în consultarea acestor informații. Oraroo structurează procesul de colectare a acestor date, poate lua în calcul capacitatea spațiului de muncă (modele hibrid de lucru) și automatizează accesul la informații oferind vizibilitate întregii echipe.

Pentru angajați, procesul de procesare a deconturilor de cheltuieli nu e totdeauna cunoscut sau clar. Echipele financiare primesc  frecvent deconturile cu erori de completare, iar aprobările și procesările necesită mult efort manual. Cea mai bună soluție pentru ambele categorii de participanți la proces este automatizarea. Nici cea mai bună politică de cheltuieli nu poate preveni ca deconturile să rămână o mică bătaie de cap. Dar gestionarea cu succes a procesului cu o aplicație, poate face lucrurile mult mai puțin dureroase.

Privește factura de proiect, ca un alt serviciu pe care firma ta de servicii îl oferă clienților. Așa te asiguri că facturile aferente proiectelor sunt la fel de bune precum serviciile pe care le-ai prestat. Soluțiile digitale integrate de automatizare a fluxurilor de lucru, urmărire proiecte si facturare susțin procese de facturare corecte, complete și la timp. Facturile neglijente, cu greșeli, fac rău unei firme. Facturile precise, clare, le spun clienților că firma prețuiește profesionalismul.

Organigrama firmei prezintă în mod grafic rolurile, responsabilitațile si relațiile de lucru dintre structurile organizaționale. Componența acestora este detaliată în versiunea digitală a statului de funcții. Toate structurile sunt vizibile în așa fel încât fiecare angajat poate ști în ce fel este parte din echipe sau întreaga organizație. Iar tu, ca manager, ai tot tabloul într-un singur loc. Oraroo permite crearea acestor structuri cu flexibilitate și, în același timp, conform cu prevederile legale.

Comunicat de presă

Bucuresti, 1.11.2021

Odată cu creșterea afacerii vine și nevoia de a unifica modul în care proiectele sunt gestionate în companie: operațiuni, aspecte comerciale sau de resurse umane. Crowe România va atinge acest obiectiv folosind o singură platformă: Oraroo, simplificând și automatizând procesele operaționale consumatoare de timp. Astfel, Crowe are un instrument de management operațional integrat, pentru optimizarea profitabilității, îmbunătățirea relației cu clienții și gestiunea forței de muncă.

Cunoașterea costurilor reale și a profitabilității fiecărui proiect este cheia pentru luarea deciziilor optime și creșterea profitului. Sunt necesare o evidență bine organizată a cheltuielilor pe proiecte și integrarea costurilor indirecte în proiecte. O abordare integrată a proiectelor, cu cheltuielile de proiect și cu costurile interne cu angajații, permite urmărirea profitabilității pe proiect. Integrarea facturării permite evidența și refacturarea cheltuielilor de proiect pe contracte.

Deconturile de cheltuieli sunt considerate, în general, aspecte pur legate de contabilitate. Atunci însă când fluxul de procesare a deconturilor în companie este dificil, implică formulare pe hârtie cu multe reguli neclare sau produc adesea o mare bătaie de cap angajaților, acesta devine un subiect de resurse umane. Dacă influențează moralul și scad productivitatea, trebuie să conteze pentru HR. Și dacă creaza probleme financiare pentru angajați, cu siguranță sunt o problemă de resurse umane.

Dosarul angajatului contine toate informatiile legate de viata profesionala a acestuia in firma ta. În dosarul fizic e mai greu să găsești datele de care ai nevoie. În schimb, în format electronic poți oricând să faci o cautare și să ai rezultatul imediat. Informațiile sunt deja în sistem, iar tu ai acces la ele oricând, de oriunde, foarte ușor, sigur și rapid. Abordarea integrata face ca dosarul sa fie mereu actualizat cu noi documente generate in fluxurile HR. Mai putin de lucru pentru tine!

Facturarea pentru munca consultanților trebuie să fie simplă și transparentă. În acelasi timp, are cel mai mare impact asupra sustenabilității afacerii. Este necesară structura în proces și supervizarea pașilor procesului – crearea, verificarea, ajustarea aprobarea și trimiterea facturilor. Soluțiile specializate trebuie să ofere flexibilitate pentru un proces eficient de examinare și aprobare a facturilor, care să stimuleze responsabilitatea și să ofere suficient control și acuratețe.

Pontajul de salarizare este o activitate care implică un efort considerabil din partea responsabililor de Resurse Umane, întrucât uneori este necesară consultarea și verificarea mai multor surse. Noi am facilitat acest traiect prin crearea unei functionalități în platforma Oraroo, care automatizează acest proces. Pontajul se completează în mod automat, pe baza normei de lucru a angajaților și a cererilor de concediu adăugate și aprobate de manageri în sistem. Acesta poate fi exportat în format Excel direct de pe platformă, în funcție de luna pentru care se dorește verificarea datelor.

Foile de calcul sunt foarte ușor de utilizat și flexibile. Dar companiile tind să împingă foile de calcul dincolo de limitele lor. Și acestea devin prea dificil de gestionat. O platforma online specializată aduce procese bazate pe bune practici, actualizate cu modificarile legislative și o singură versiune a „adevărului”. De asemenea, facilitează lucrul colaborativ al echipelor și reduce efortul cu întreținerea datelor. Este soluția pentru afacerile care sunt gata să crească și au nevoie de automatizare.

Pontajul pe proiect permite echipei și managerilor de proiecte să obțină o viziune de ansamblu a utilizării timpului de lucru într-o manieră intuitivă. Completarea periodică a pontajului permite actualizarea informațiilor de cost și facilitează gestiunea eficienta a livrării proiectelor. Completarea corectă este baza pentru facturarea serviciilor. Analiza periodică a pontajelor poate evidenția oportunități de eficientizare și automatizare, dar și pune bazele unui estimat de resurse în viitor.

Un model de lucru hibrid combină în diferite proporții munca la birou și la distanță. Companiile experimentează cu diferite combinații de lucru la sediu și de la distanță. Intre modelul de lucru complet de la birou si modelul de lucru complet la distanță există mai multe variante de modele hibrid. Pană acum, 5 tipuri de modele hibride de lucru s-au impus ca variante dominante. Evaluează-ți propria situație și alege unul din ele

Analizezi ideea lucrului la distanță, dar nu ești sigur că este soluția completa? Pe parcursul pandemiei echipa a lucrat de acasă și te gândești să renunți definitiv la birou? Dar parcă ai unele rezerve. Cu toate astea se pare că angajații tăi se bucură de modalitatea lor de lucru de acasă.

Dacă te regăsești în aceste provocări, am sumarizat pentru tine elementele esențiale pentru alegerea noului tău model de lucru hibrid.

„Produsul” furnizorilor de servicii profesionale este un serviciu. Realizarea serviciului se bazează pe timpul și expertiza oamenilor. Acesta este integrat cu partea de ofertare, tarifare și facturare. Stă la baza definirii activităților de proiect corespunzatoare livrarii serviciilor ce sunt parte din contractele asociate proiectelor. Integrează comercialul cu livrarea. Oraroo raspunde acestor specificități și oferă un catalog de servicii complet adaptat firmelor de consultanță și outsourcing.

O implementare de sistem pentru gestiunea operațiunilor, proiectelor și administrării de resurse umane este o bună oportunitate de a pune la punct procesele de Managementul Cunoașterii cât și de Guvernanța & Managementul Datelor. Pentru ariile comercial, operațional, HR acestea asigură organizarea, structura și buna funcționare a afacerii într-un mod controlat, eficient și profitabil. Aceleași procese reprezintă și asigurarea obținerii rezultatelor în urma investiției în instrumente digitale de gestiunea muncii

Evaluarea maturității proceselor HR facilitează o analiză critică a situației de fapt, folosind dimensiunile modelului de maturitate propus. Optimizarea acestora crește eficiența operațională a companiei și adaugă valoare afacerii. Digitalizând procesele de resurse umane,  se pot automatiza sarcinile de bază din domeniul forței de muncă și se poate aloca mai mult timp pentru strategie și creștere. Transformarea digitală în HR ajută companiile să devină reziliente și să aducă un avantaj competitiv.

Fiecare manager al unei echipe de consultanță încearcă să îmbunătățească și să mențină la valori înalte utilizarea facturabilă. Fiecare consultant este, cel puțin parțial, evaluat și compensat pentru ore utilizate și facturate. Obținerea vizibilității asupra utilizării facturabile sau a modului de calcul în baza unei procesari manuale este o provocare. Oraroo oferă posibilitatea calculării, gestionării și urmăririi facile a indicatorilor legați de utilizare (ore utilizate) și facturabilitate (ore facturabile, ore facturate) pentru ca tu, ca manager, să iei decizii profitabile.

Forța de muncă optează să lucreze de acasă ca o alegere și nu de nevoie. Conducerea activității companiilor se realizează mai mult pe baza rezultatelor. Managerii pun preț mai mult pe abilități demonstrabile. Această schimbare duce la orientare către modelele de lucru la distanță si lucrul cu resurse externe. Nevoile de integrare a resurselor externe în operațiuni sunt diferite. Uneori colaboratorii pot fi considerați chiar ca interni. Alteori, colaborările sunt mai reduse, chiar ocazionale

Generarea de documente pe bază de șabloane reprezintă un ajutor de specialitate – atunci când un angajat solicită un document, tu îl ai la îndemână. Asta îți permite să te concentrezi pe ceea ce este cu adevărat important în activitatea ta. Funcționalitatea oferită de platforma Oraroo vine în întâmpinarea nevoii de eficientizare pentru responsabilii de resurse umane. Ușurința și viteza de completare câștigă timp și elimină erori.